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10万至50万外贸货物采购办事指南


时间: 2016年09月06日  作者:医学部综合办  点击:[]

  院处招标采购外贸设备:单台或批量同类仪器设备,预算金额在10万元人民币以上(含10万元人民币),50万元人民币以下的,由院处采购工作小组负责组织招标采购。
  一、采购调研
  1.项目单位具有采购意向后,首先对设备进行充分的市场调研,包括:推荐厂商/代理商(代理品牌)的产品性价比(产品主要技术性能指标及参数对比、价格对比)、校内外有无其产品用户、使用情况、售后服务等信息,须推荐具备竞争实力的三家以上不同品牌的供应商;
  2.项目单位推荐的投标人须在采购信息管理系统(以下称信息系统)中注册成功,供应商登陆采购与招标管理办公室(以下简称采购办)主页,在货物类供应商入口处注册。
  二、添加预算
   使用学科办下拨的国家重点建设项目经费购置设备时,不需要添加预算,勾选已有预算添加采购申请(如系统里无对应的预算,请与学科办联系落实,联系电话:82665044
  设备归属权不在学校的进口设备,则不予办理进口减免税手续。
  其他经费购置设备时,请登录信息系统添加并提交审核,预算信息须包括经费证明材料,一般包括项目书、计划书封面封底和相关设备计划页面以及财务处网站上查询打印的当天经费余额等材料,经费证明材料须经费负责人签字单位盖章,扫描成PDF格式上传系统。
   注:进口货物汇率为学校规定汇率,略高于实时汇率,请采购前咨询我办外贸管理员。
  联系电话: 82668500 82668518
  三、添加采购申请
  预算经采购办审核通过后,添加采购申请。
  1.填写“基本信息”时,投标人须在信息系统中注册成功,要求推荐三家及以上厂商/代理商,推荐品牌不少于三种;(如果显示投标商没有注册,表示未注册或未注册完成)
  2.填写“调研情况”时,须针对推荐厂商/代理商(代理品牌)的产品性价比(产品主要技术性能指标及参数对比、价格对比)、校内外有无其产品用户、使用情况、售后服务等信息予以描述,须推荐具备竞争实力的三家以上不同品牌的供应商;
  3.编写“技术指标”时,提出的货物规格、标准、技术参数及性能指标既要合理准确,满足教学科研使用要求,又不能有品牌倾向性及指向性;并须明确所提出的技术性能指标及参数,推荐厂商/代理商(代理品牌)提供的设备是否均能满足其要求;
  4.项目单位在采购信息管理系统填写完成上述三部分内容之后打印采购申请表纸质版,按照表格要求签字盖章后递交到院处采购工作小组。 (注意:学科办经费须二级项目负责人签字(请在学科办处查询,联系电话:82665044);其他项目还须提供经费证明材料原件)
  联系电话: 82664959、82668500
  四、院处采购工作小组负责安排组织招标会议,确定中标人,并签署中标会签单;由项目单位在信息系统中登记招标结果;
   院处采购工作小组须妥善保管好与招标采购相关的所有资料原件。
  五、签定技术协议:
  1.招标会议结束后十五日内,项目单位依据招标文件、投标文件和澄清函中提供的设备名称、品牌、型号、配置清单、技术指标参数、数量、金额、付款方式、供货时间、地点、质量保证、保修及售后服务等内容与中标人拟定技术协议( 如果有国内供货的设备须在配置清单中明确),项目单位将技术协议扫描成PDF格式上传信息系统(需项目单位项目负责人签字,学院盖章;中标人法人或授权代表签字,单位盖章);
  2.项目单位提交采购申请之前,须核实中标人已经缴纳中标服务费(中标金额的1.5%),汇款底单发至 xlchai@mail.xjtu.edu.cn,联系电话:82668195、82663954;
  3.采购办确认中标服务费已缴纳后,项目单位通过信息系统将采购申请提交采购办审核,并将以下材料交至采购办审核备案。
  西安交通大学处级单位仪器设备招标采购工作表(原件和1份复印件)、院处采购招标书(1份原件)、 西安交通大学处级单位采购中标会签单 (原件和1份复印件)、中标公司的“投标文件”(原件)、中标公司的营业执照和法人授权书(各1份复印件)、澄清函(原件和1份复印件)、及签订好的技术协议(原件2份)等书面材料递交采购办审核备案。
  联系电话: 82664959、82668500
  六、签订合同:
  1.采购办负责委托外贸公司签订“外贸合同”;
  2.项目单位接到通知后,到教学主楼E0907室领取“外贸合同”、“发票”和“付款通知书”。项目单位应仔细审核外贸合同内容及发票,审核无误后在规定期限内办理付款手续,并将付款情况及时上报采购与招标管理办公室外贸管理员。如发现合同和发票的问题,请及时与采购办外贸管理员联系;
  3.项目单位须妥善保管好进口设备外贸合同和与之相关的所有文件资料;
  4.进口设备能否享受国家科教减免税政策,以海关审批的结果为准,如不能享受减免税政策,项目单位则需准备相应的税款;( 设备归属权不在学校的进口设备,则不予办理进口减免税手续。
  5.项目单位接到办理减免税手续的通知后,负责填写“进口科教用品用途说明”并准备海关要求的其他说明文件,经审核后将纸质版递交设备采购管理中心(教学主楼E0907室)。
   已享受减免税政策的进口设备,项目单位须严格按照海关总署相关规定管理和使用。
  联系电话: 82664959、82668500
  七、设备到货验收:
   请注意,对于国家要求法检的货物,则须在陕西出入境检验检疫局的监督下开箱,或取得其授权!
  1.设备到货后,请项目单位务必在合同规定时间内配合外贸公司、外商一起开箱、验货并填写两份“西安交通大学进口仪器设备开箱记录”原件,一份递交到采购办(教学主楼E0907室)外贸管理员处,另外一份交给供应商。 请注意,对于国家要求法检的货物,则须在陕西出入境检验检疫局的监督下开箱,或取得其授权
   2. 开箱后,如发现设备有问题请务必保持原状,不要随便处置,立即电话并书面通知采购办外贸管理员,以免超出索赔期(90天),影响索赔;
  3. 设备到货、安装、调试运行正常,并充分使用2-3个月后,项目单位在信息系统中填写“西安交通大学仪器设备验收单”和“设备到货自验报告”提交院处采购工作小组审核;
  4.院处采购工作小组负责组织相关专家及供需双方,在规定的时间内按照合同约定的条款共同进行设备质量验收;
  5.设备验收合格后,将“西安交通大学处级单位仪器设备验收单”和“设备到货自验报告”扫描成PDF格式上传至信息系统,提交采购办审核;并将“西安交通大学处级单位仪器设备验收单”复印件及“设备到货自验报告”原件书面材料递交到采购办(教学主楼E0907室)审核备案。
  联系电话: 82664959 82668500
  八、设备固定资产建账、报销:
  设备验收合格后,项目单位须及时办理固定资产建账和报销手续。
  固定资产建账请到实验室处办理,联系电话: 82668743
  报销请到财务处办理,联系电话: 82668126
 

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