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10万至50万内贸货物采购办事指南


时间: 2016年09月06日  作者:医学部综合办  点击:[]

  院处招标采购内贸设备:单台或批量同类仪器设备,预算金额在10万元人民币以上(含10万元人民币),50万元人民币以下的,由院处采购工作小组负责组织招标采购。
  一、采购调研
  1.项目单位具有采购意向后,首先对设备进行充分的市场调研,包括:推荐厂商/代理商(代理品牌)的产品性价比(产品主要技术性能指标及参数对比、价格对比)、校内外有无其产品用户、使用情况、售后服务等信息,须推荐具备竞争实力的三家以上不同品牌的供应商;
  2.项目单位推荐的投标人须在采购信息管理系统(以下称信息系统)中注册成功,供应商登陆采购与招标管理办公室(以下简称采购办)主页,在货物类供应商入口处注册。
  二、添加预算
   使用学科办下拨的国家重点建设项目经费购置设备时,不需要添加预算,勾选已有预算添加采购申请(如系统里无对应的预算,请与学科办联系落实,联系电话:82665044)。
  其他经费购置设备时,请登录信息系统添加并提交审核,预算信息须包括经费证明材料,一般包括项目书、计划书封面封底和相关设备计划页面以及财务处网站上查询打印的当天经费余额等材料,经费证明材料须经费负责人签字单位盖章,扫描成PDF格式上传系统。
  三、添加采购申请
  预算经采购办审核通过后,添加采购申请。
  1.填写“基本信息”时,投标人须在信息系统中注册成功,要求推荐三家及以上厂商/代理商,推荐品牌不少于三种;(如果显示投标商没有注册,表示未注册或未注册完成)
  2.填写“调研情况”时,须针对推荐厂商/代理商(代理品牌)的产品性价比(产品主要技术性能指标及参数对比、价格对比)、校内外有无其产品用户、使用情况、售后服务等信息予以描述,须推荐具备竞争实力的三家以上不同品牌的供应商;
  3.编写“技术指标”时,提出的货物规格、标准、技术参数及性能指标既要合理准确,满足教学科研使用要求,又不能有品牌倾向及指向性;并须明确所提出的技术性能指标及参数,推荐的厂商/代理商(代理品牌)提供的产品是否均能满足其要求;
  4.项目单位在信息系统中填写完成上述三部分内容之后打印采购申请表纸质版,按照表格要求签字盖章后递交到院处采购工作小组(注意:学科办经费须二级项目负责人签字(请在学科办查询,联系电话: 82665044);其他项目还须提供经费证明材料原件)
  5.联系电话: 82664959、82668500
  四、院处采购工作小组负责安排组织招标会议,确定中标人,并签署中标会签单;由项目单位在信息系统中登记招标结果。
   院处采购工作小组须妥善保管好与招标采购相关的所有资料原件。
  五、签订合同:招标会议结束后,由院处采购工作小组负责审核、签订“西安交通大学处级单位采购招标合同”和“西安交通大学处级单位采购招标合同附件”;
  1.招标会议结束后十五日内,项目单位依据招标文件、投标文件和澄清函中提供的设备名称、品牌、型号、配置清单、技术指标参数、数量、金额、付款方式、供货时间、地点、质量保证、保修及售后服务等内容与中标人拟定技术协议,并上传至信息系统,系统自动生成打印“西安交通大学处级单位采购招标合同”和“西安交通大学处级单位采购招标合同附件”;
  2.项目单位提交采购申请之前,须核实中标人已经缴纳中标服务费(中标金额的1.5%),汇款底单发至 xlchai@mail.xjtu.edu.cn,联系电话: 82668195 82663954
  3.采购办确认中标服务费已缴纳后,项目单位通过信息系统将采购申请提交采购办审核,并将以下材料交至采购办核审备案:
  西安交通大学处级单位仪器设备招标采购工作表(原件和1份复印件)、院处采购招标书(1份原件)、西安交通大学处级单位采购中标会签单 (原件和1份复印件)、中标公司的“投标文件”(原件)、中标公司的营业执照和法人授权书(各1份复印件)、澄清函(原件和1份复印件)、及签好的4份“西安交通大学处级单位采购招标合同”和“西安交通大学处级单位采购招标合同附件” 等书面材料递交采购办审核备案。
   签订合同时请注意:供方主合同及合同附件上由供货方法人或授权人签字并加盖合同章;需方主合同上由院处采购工作小组组长签字(不要盖章,此处由采购办加盖合同章),合同附件由经费负责人签字,学院(处级单位)盖章。
  4.采购办复审通过后,在签好的4份西安交通大学处级单位采购招标合同上加盖西安交通大学采购与招标管理办公室合同专用章;
  5.项目单位接到采购办通知后,到教学主楼 E09 0 7室领取已盖章生效的西安交通大学处级单位采购招标合同和西安交通大学处级单位采购招标合同附件。
  联系电话: 82664959 82668500
  五、设备到货验收:
  1.设备到货、安装、调试运行正常,并充分使用2-3个月后,项目单位在信息系统中填写“西安交通大学仪器设备验收单”和“设备到货自验报告”提交院处采购工作小组审核;
  2.院处采购工作小组负责组织相关专家及供需双方,在规定的时间内按照合同约定的条款共同进行设备质量验收;
  3.设备验收合格后,将“西安交通大学处级单位仪器设备验收单”和“设备到货自验报告”扫描成PDF格式上传至信息系统,提交采购办审核;并将“西安交通大学处级单位仪器设备验收单”复印件及“设备到货自验报告”原件书面材料递交到采购办(教学主楼 E0907室)审核备案。
  联系电话: 82664959 82668500
  六、设备固定资产建账、报销:
  设备验收合格后,项目单位须及时办理固定资产建账和报销手续。
  固定资产建账请到实验室处办理,联系电话: 82668743
  报销请到财务处办理,联系电话: 82668126
 

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