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非招标采购合同办理指南及常见问题解答


时间: 2016年09月06日  作者:医学部综合办  点击:[]

  一、非招标采购合同的概念及基本要求
  非招标采购合同是指计划金额小于人民币10万元,以西安交通大学名义对外发生采购行为,与其它平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止经济关系的协议。
  凡使用纳入学校管理的资金,成交金额达到学校规定须签订合同的采购项目 (金额 1 万元及以上),应使用学校采购办制定的制式合同,且必须加盖学校采购合同专用章。 通过中央国家机关政府采购中心的中央政府采购网电子平台(简称央采网)采购的项目除外。
  合同的订立必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,不得利用合同进行违法违纪活动,切实维护学校的合法权益。
  为保证学校资金安全, 非招标采购项目原则上验收合格后付款,无预付款。特殊情况必须预付的,用户单位必须随合同附 《资金风险自担承诺书》(在系统中填写合同的时候可以下载),明确因资金预付导致的采购资金风险由用户单位自行承担,并由采购工作小组负责人或授权代表签字、加盖用户单位公章。 学校和采购办不承担因资金预付导致的一切责任。
  二、用户单位及其合同签署人、经办人的职责
  用户单位指院、部、处及有关单位; 合同签署人指用户单位采购工作小组负责人(组长或副组长)或其授权的代表。经办人指负责项目采购具体事务的人员。职责如下:
  (一)审核合同对方是否具备相应的经营资质,核查对方签约人的资格、签章及公章的真伪性。
  (二)进行合同、技术协议的协商、谈判和签署,对合同的真实性、合法性、合同的履行全面负责;
  (三)及时妥善处理合同履行中的问题;
  (四)负责采购项目的合格验收,确保项目完成质量;
  (五)负责合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动;
  (六)负责保管合同及与履行、变更、解除合同有关的文件资料;
  (七)合同签署人负责审核签订合同;
  (八)经办人负责采购项目的实施。
   三、合同的审核盖章职责
  (一)采购办负责审核合同的关键商务条款,审核通过后加盖学校采购合同专用章;
  (二)对未通过采购办“非招标采购合同登记系统”登记并提交审核的非学校制式合同,采购办不予受理和盖章。
   四、合同的签署及审核盖章程序
  第一步:在采购办网页(网址: http://cgb.xjtu.edu.cn/)使用NetID登陆“信息系统入口”,进入“非招标采购合同登记系统”,正确选择合同类别(货物、服务或者工程),按照要求准确、完整地填写相关信息并提交后,系统自动生成制式合同;
  第二步:打印制式合同,并由合同对方签字、盖章,用户单位合同签署人审核签字并在“校内用户单位”一栏加盖公章;
  第三步:在“采购合同审核盖章”窗口办理合同审核盖章业务,其中1份合同正本留存采购办备案,1份合同副本办理财务手续时提交。
  办理时间:上午:8:30-11:30  下午:2:45-5:45(夏季作息时间) 2:15-5:15(冬季作息时间)
  办理地点:周一至周四:兴庆校区主楼E座二楼校务大厅(周三下午业务学习,不对外办理业务)
       周五:雁塔校区医学部行政楼一楼采购办办公室
   五、其他注意事项
  1.合同提交采购办审核盖章前,必须由合同对方签字、盖章,用户单位盖章、合同签署人和经办人签字。
  2.未在采购办备案过《合同签署人签字手迹证明》的单位,首次办理合同时需提交《合同签署人签字手迹证明》。
   六、常见问题解答
  1.问:学校内部单位之间发生的、超过1万元的费用,如复印费、IP使用费、固定电话费、车队车辆使用费等,是否需要签订学校制式合同,采购办盖章?
  答:不需要。非招标采购合同针对以“西安交通大学名义对外发生采购行为”的情况,校内单位之间如果要签订合同的,按原来规定执行,即双方自行签订合同,不必通过采购办。
  2.问:与科研相关的采购项目,如技术开发合同中需要采购货物等的情况,是否需要签订学校制式合同?
  答:需要。
  3.问:《关于加强非招标采购合同管理的通知》中的规定什么时候执行?
  答:合同签订日期在3月1日前的,按原来规定执行。3月1日及之后签订合同的,按《通知》中规定执行。《通知》全文在采购办网站“规章制度-校内规章”栏目下。
  4.问:采购耗材是否需要按《通知》执行?
  答:需要。
  5.问:找不到“打印”、“提交”按钮,或者内容显示不全?
  答:请使用搜狗浏览器。
  6.问:购买了20张桌子,100把椅子,数量怎么填写?
  答:您可以填写为1(意为1批),在“品牌及规格型号”处详细填写:20张桌子,100把椅子。
  7.问:购买了100.5升某种气体,数量不能填写小数点怎么办?
  答:您可以填写为1(意为1瓶),在在“品牌及规格型号”处详细填写:100.5升某某气体。
  8.问:购买了一批芯片(或试剂、配件),采购内容、数量怎么填写?
  答:在“采购名称”处填写一个总称,数量写1,“品牌及规格型号”处详细填写。
  9.问:购买的货物或设备双方约定,对方不负责安装调试,而学校合同模板中要求安装调试,怎么办?
  答:您可以在“品牌及规格型号”处写明双方约定的内容即可。
  10.问:合同提交后一直是“待审核”状态,怎么办?
  答:请打印、按照要求将合同签署好,在规定时间、地点,现场审核。现场主要审核签字、盖章情况。只有极个别的现象,合同内容会有问题。详见11.
  11.问:合同内容什么情况下会有问题,会审核不通过?
  答:一般有三种情况:
  一是合同付款方式。学校要求为验收合格后付款,个别项目因特殊情况,需要预付款的(需明确资金风险,提交“资金风险自担承诺书”),付款方式为:合同签订后支付货款。常出现的不合适的,导致审核不通过的付款方式为:“暂付款”,或者“转账”, 或者“支付全款”。这些需要修改为“合同签订后支付货款”。
  二是采购内容和金额明显不符。如采购内容为服装,数量为1,金额为2万元。这属于明显的错误,会审核不通过。
  三是合同金额小于1万元。这种情况根据财务的要求,不需要合同,无需在采购办系统中登记、审核。
  12.问:学校制式合同中能填写的内容有限,不能完全描述清楚我方需求,怎么办?
  答:您可以和对方签订补充协议(只签订技术部分即可,请不要签订商务条款,以免和学校制式合同发生冲突),双方签字盖章即可,不用采购办盖章。
  13.问:合同填写后总是提交不成功,无法打印怎么回事?
  答:请检查所填写内容后面是否有“叹号”,如果有是填写有误,一般都是超出字数限制的缘故。请精简内容。
  14.问:乙方联系电话总是提示填写错误,应该是什么格式?
  答:乙方联系电话请填写手机号码。
  15.问:如何得知我单位合同签署人是谁?
  答:合同签署人由各院处单位提供给采购办,您可以咨询自己单位负责的老师。
  16.问:合同中有一项是“乙方提供安装调试”,但实际上双方约定好乙方不负责安装调试,或所采购的货物如试剂等无需安装调试,怎么办?
  答:您可以在“品牌及规格型号”处补充写上双方约定好的内容即可。
  17.问:合同需打印几份?
  答:您只需要点击一下页面上的 “打印”(请不要打印网页),系统会默认打印合同的份数(货物和服务合同为6份,工程为8份)。
  18.问:打印出那么多份合同,都是给谁的?
  答:合同的左上角标明的有留存单位,请按标明的交给相关单位或人员即可。
  如有其他问题,请咨询采购办张老师(周一至周四82663807;周五82656823)。
 

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